Robotyzacja w samorządach – szansa czy zagrożenie dla urzędników?

Robotyzacja procesów coraz odważniej wkracza do jednostek samorządu terytorialnego. Chociaż roboty wspierają urzędników w codziennych zadaniach, nie brakuje głosów pełnych obaw o przyszłość ludzkich pracowników. Jakie szanse niesie ze sobą robotyzacja i czy urzędnicy mają się czego obawiać?

Według danych Deloitte zebranych z 26 krajów Europy, Afryki, Azji i obu Ameryk, rynek automatyzacji (w tym RPA – Robotic Process Automation – Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów) wzrasta o 20% rocznie, a do roku 2024 osiągnie wartość 5 bilionów dolarów. [1]

– Zapotrzebowanie na roboty jest duże, a ich potencjał wykorzystuje coraz więcej firm i organizacji. Liczne zalety tego rozwiązania sprawiają, że obecnie nie ma odwrotu od procesów automatyzacji i robotyzacji, zarówno w firmach, jak i w jednostkach samorządu terytorialnego. – twierdzi prof. Andrzej Sobczak, redaktor serwisu Robonomika, założyciel Fundacji „Ośrodek Studiów nad Cyfrowym Państwem". Dodaje: Przykłady z zagranicy jedynie potwierdzają tę tezę: w Trelleborg w Szwecji wprowadzenie narzędzi RPA poskutkowało 60% spadkiem kosztów administracyjnych, a otworzone w 2016 roku w Anglii Centrum Dostaw Automatyki – w przeciągu zaledwie 18 miesięcy – stworzyło 56 robotów, które wykonały 7,5 mln. transakcji, przyczyniając się do poprawy jakości obsługi klienta i wzrostu zadowolenia z pracy.

Jak roboty mogą służyć samorządom?

Roboty sprawdzą się m.in. w powtarzalnych zadaniach, wymagających monotonnych czynności i pracy z dużą ilością danych. Mogą być to procesy takie jak odczytywanie i wysyłanie maili, zlecanie i odbieranie plików z systemu OCR (Optical Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków), zbieranie danych ze stron www, nadzorowanie dostawców czy rekrutacja pracowników. Doskonale radzą sobie w działaniach związanych z księgowością i płatnościami: rozliczanie delegacji, czytanie stanu kont bankowych, informowanie o nierozliczonych saldach na koncie, obsługa ryzyka kredytowego – wykonają te i wiele innych zadań z różnych obszarów funkcjonowania dużej i małej organizacji. 

Robota można zaprogramować na wykonywanie niemal wszystkich czynności, które wiążą się z opracowanym, powtarzalnym procesem opartym na określonych regułach. Robot nauczy się danego procesu i będzie wykonywał go tak, jak zrobiłby to człowiek, jednak niejednokrotnie szybciej oraz z mniejszą ilością błędów. 

Zagrożenie dla pracowników?

Jak zwracają uwagę eksperci, wprowadzenie robota do organizacji powinno wiązać się z odpowiednią komunikacją. Wielu pracowników obawia się bowiem, że ich pracę zastąpi robot, a oni staną się niepotrzebni. W rzeczywistości jest to jednak duża szansa także dla pracowników.

– Zajmuję się robotyzacją procesów biznesowych i dotychczas nie zdarzyło się, by pracownik utracił pracę na rzecz robota. Pracownicy mogą zająć się ciekawszymi i bardziej rozwijającymi zadaniami, kiedy to roboty będą wykonywały tę monotonną, nudną część zadań.– mówi Piotr Ślęzak ekspert RPA, CEO ForProgress Sp. z o.o. Dodaje:Organizacje często decydują się na roboty wtedy, gdy ich działalność szybko się rozwija, a nie są w stanie zatrudnić nowych pracowników. Innym powodem może być także potrzeba, by praca była wykonywana w weekendy, wieczorami lub w nocy – czyli w czasie wolnym pracowników. „Zatrudnienie” robota absolutnie nie musi wiązać się ze zwolnieniami, a wręcz przeciwnie – z rozwojem pracowników.

Jakie są korzyści z pracy z robotem?

Roboty pozwalają na szybsze i efektywniejsze wykonywanie zadań, dzięki czemu organizacja zyskuje dużo więcej czasu, który pracownicy mogą przeznaczyć na bardziej angażujące czynności. Dzięki nim znacznie ogranicza się ilość pomyłek, bowiem dobrze zaprogramowany robot będzie działał dokładnie tak, jak go tego „nauczymy”. W efekcie zwiększa się efektywność całej organizacji, która może także zwiększyć zakres wykonywanej pracy.

To także lepsza obsługa klienta, zwiększenie wolumenu i… oszczędności. 

– Obecne rozwiązania dostępne na rynku, umożliwiają wprowadzenie robota w przeciągu kilku dni, a niskie koszty sprawiają, że jest to rozwiązanie dostępne niemal dla każdej organizacji. Dodatkowo dzięki zleceniu robotyzacji firmie zewnętrznej, samorządy unikają angażowania działów IT oraz zakupu dodatkowego sprzętu, co zdecydowanie przyśpiesza „zatrudnienie” cyfrowego urzędnika.– mówi Michał Wawiórko, Prezes Zarządu First Byte Sp. z o.o., właściciela Wizlink. Dodaje: Wizlink obecnie doskonale sprawdza się między innymi w Urzędzie Miasta Bydgoszczy, gdzie stosowany jest do robotyzacji procesu pobierania i dystrybucji dokumentów za energię elektryczną. Mamy potwierdzenie, że jego wprowadzenie znacznie zwiększyło efektywność pracy Urzędu, a cały proces wdrożenia rozwiązania przez firmę ForProgress przebiegł ekspresowo.

Efekty robotyzacji procesów są szybkie do zaobserwowania nie tylko w JST. Działania można rozpocząć na małą skalę i małymi kosztami, a kiedy sprawdzą się, można je szybko rozwinąć realizując to samodzielnie w organizacji, bądź przy wsparciu firmy zewnętrznej.

Wizlinkto polskie narzędzie pomagające firmom automatyzować rutynowe czynności, takie jak wprowadzanie lub kopiowanie danych pomiędzy aplikacjami, wypełnianie formularzy lub praca z dokumentami. Używanie narzędzia nie wymaga żadnych zmian w aplikacjach, które robotyzuje. 

Wizlink został tak zaprojektowany, aby poprzez intuicyjny interfejs skomplikowane technologie były niewidoczne dla użytkownika. Dzięki temu, że nie wymaga wiedzy programistycznej, może być on używany przez osoby nieposiadające wykształcenia 
w kierunku IT. Jest bardzo łatwy do nauczenia i daje możliwość szybkiego czerpania zysków z robotyzacji.

Obecnie w oparciu o Wizlink działa już kilkadziesiąt robotów w polskich organizacjach różnej wielkości i charakterze działalności.

[1]https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/tw/Documents/strategy/tw-Automation-with-intelligence.pdf