Przyszłość już jest. Rewolucja technologiczna w dostawach pocztowych

W dobie cyfrowej transformacji, która zmienia oblicze współczesnej gospodarki, aż 74 proc. ankietowanych z USA deklaruje, że ich firma zaczęła wdrażać lub w pełni wdrożyła co najmniej jedną nową technologię w ciągu ostatnich trzech lat[1]. Branża logistyczna, a wraz z nią usługi pocztowe, również doświadczają tej rewolucji. W czasach, gdy szybkość i niezawodność dostaw stają się kluczowymi oczekiwaniami klientów, nowe technologie coraz śmielej wkraczają do sektora usług pocztowych, rewolucjonizując go od podstaw. Dziś innowacje technologiczne są nie tylko pożądane, ale wręcz niezbędne, aby sprostać rosnącym wymaganiom rynku. Wprowadzenie zaawansowanych systemów śledzenia, mobilnych aplikacji do zarządzania przesyłkami czy wdrażanie ścisłych procedur w celu zapewnienia prywatności i cyberbezpieczeństwa, to tylko niektóre z działań, które definiują nową erę w dostawach pocztowych.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Rozwój technologiczny w sektorze pocztowym odzwierciedla globalny trend cyfryzacji i automatyzacji, który ma na celu nie tylko zwiększenie efektywności operacyjnej, ale także podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych oraz ochrony prywatności. Zmiany te mają kluczowe znaczenie w kontekście przepisów takich jak RODO, które nakładają na przedsiębiorstwa nowe obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych. W centrum tych przemian znajdują się firmy z branży pocztowej, które muszą przykładać szczególną wagę do ścisłych procedur obejmujących cały proces dostawy - od momentu odbioru przesyłki od nadawcy, aż po jej doręczenie adresatowi. Dane osobowe są dzisiaj niezwykle cennym zasobem, a ich nieodpowiednie wykorzystanie lub wyciek może prowadzić do poważnych konsekwencji dla klientów oraz firm.

W dobie powszechności ataków hakerskich i kradzieży, analiza i ochrona informacji stają się kluczowymi elementami strategii bezpieczeństwa w branży pocztowej. Dlatego właśnie firmy te muszą stale doskonalić swoje procedury oraz inwestować w nowoczesne technologie, aby zagwarantować najwyższy poziom bezpieczeństwa swoim klientom i chronić ich dane przed nieuprawnionym dostępem.

— Poczta, mimo że opiera się na tradycyjnych praktykach, nie może zaniedbywać nowoczesnych trendów, w tym regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Dbałość o poufność informacji jest kluczowa dla zaufania klientów. W Speedmail kładziemy duży nacisk na bezpieczeństwo danych, m.in. poprzez zastosowanie odpowiednich rozwiązań technologicznych, audyty bezpieczeństwa i regularne szkolenia personelu – komentuje Janusz Konopka, prezes Speedmail.

Technologia GPS w dostawach pocztowych

Jedną z ważniejszych innowacji w sektorze usług pocztowych było wprowadzenie zaawansowanych systemów śledzenia przesyłek, które dzięki technologii GPS pozwalają na monitorowanie procesu dostawy w czasie rzeczywistym. Te rozwiązania umożliwiają nie tylko śledzenie lokalizacji przesyłki, ale także analizę i optymalizację tras doręczeń, co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie efektywności i skuteczności dostaw. – W Speedmail regularnie analizujemy dane z GPS, a na tej podstawie proces doręczeń i jego efektywność. Dzięki temu podnosimy poziom bezpieczeństwa obsługiwanych przesyłek. Jesteśmy jedynym operatorem w Polsce, który wykorzystuje rozwiązania GPS do monitorowania doręczeń przesyłek listowych zarówno zwykłych jak i poleconych — podkreśla Konopka.

Poczta hybrydowa i zintegrowane konfekcjonowanie

W kontekście dynamicznego rozwoju technologicznego oraz rosnących oczekiwań klientów, usługi konfekcyjne stają się coraz bardziej istotnym elementem w branży pocztowej. Dzięki temu innowacyjnemu podejściu, klienci mają możliwość wysyłania listów czy dokumentów za pośrednictwem pliku PDF bez konieczności fizycznego przygotowywania przesyłek. W ramach tych usług, klient przesyła plik PDF zawierający treść listu lub dokumentu do drukarni, która zajmuje się personalizacją, wydrukiem, pakowaniem, oznaczeniem oraz innymi czynnościami logistycznymi związanymi z przygotowaniem przesyłki. Następnie operator pocztowy dostarcza już kompletnie przygotowaną przesyłkę do adresata.

Współpraca z drukarniami umożliwia firmom pocztowym świadczenie kompleksowych usług w zakresie produkcji, foliowania, etykietowania czy metkowania. Dzięki temu klientom oferuje się nie tylko wygodę i oszczędność czasu, ale także pewność, że przesyłki są starannie przygotowane oraz zabezpieczone na każdym etapie dostarczania. – Poczta hybrydowa jest swego rodzaju kompromisem pomiędzy tradycyjną wysyłką pocztową a przesyłką wysyłaną całkowicie w formie elektronicznej. Najczęściej zawartością takich przesyłek jest różnego rodzaju korespondencja, jak również treści marketingowe. Od kilku lat obserwujemy coraz większe zainteresowanie tą formą wysyłki, korzystają z niej głównie firmy, które odchodzą od procesu drukowania i pakowania przesyłek wewnątrz organizacji — komentuje prezes Speedmail.

Greenweb w rewolucji usług pocztowych

Równie istotną rolę w rewolucji, jaką przechodzi sektor usług pocztowych, odgrywają webowe aplikacje i platformy umożliwiające zarządzanie procesem nadawczym. Jedną z nich jest Greenweb, serwis który oferuje klientom szereg narzędzi ułatwiających zarządzanie przesyłkami, personalizację dostaw, a także znacząco skraca czas potrzebny na organizację bazy adresowej czy ewidencjonowanie przesyłek. Dzięki tym rozwiązaniom, klienci mają możliwość nie tylko łatwego zarządzania swoimi przesyłkami, ale także dostępu do szeregu funkcji dodatkowych, które są regularnie aktualizowane, aby sprostać zmieniającym się potrzebom i oczekiwaniom rynku.

Innowacje, które mogą zmienić branżę

Patrząc w przyszłość, sektor usług pocztowych z pewnością będzie kontynuował swoją cyfrową transformację, wdrażając kolejne innowacyjne rozwiązania. Technologie takie jak drony do dostaw czy sztuczna inteligencja już teraz budzą zainteresowanie branży i mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki przesyłki są dostarczane. Inwestycje w te nowe technologie nie tylko zwiększą efektywność dostaw, ale również otworzą przed firmami pocztowymi nowe możliwości w zakresie personalizacji i bezpieczeństwa usług.

[1] Badanie EY. ,,Pracownicy chcą korzystać z nowych technologii, ale pracodawcy wdrażają je powoli’’, 11 września 2023

Speedmail to największy w Polsce niezależny operator pocztowy. Firma doręcza przesyłki listowe i marketingowe poprzez sieć ponad 100 placówek zlokalizowanych w większości dużych i średnich miast kraju. Oferta Speedmail adresowana jest do firm takich jak: banki, operatorzy telekomunikacyjni, telewizje kablowe, firmy ubezpieczeniowe, ale też do agencji marketingowych, fundacji, samorządów oraz spółek miejskich. Jej konkurencyjną przewagę stanowią zarówno elastyczność cenowa, jak i najnowsze rozwiązania IT: śledzenie wszystkich przesyłek, monitoring listonoszy on-line czy aplikacja do zarządzania korespondencją. Dzięki zintegrowaniu z największymi drukarniami korespondencji i firmami konfekcyjnymi, Speedmail zapewnia pełną automatyzację wysyłek masowych. Działalność firmy wyróżnia zastosowanie sprawdzonych rozwiązań logistycznych, ale także dbałość o bezpieczeństwo obrotu pocztowego. Marka Speedmail budowana jest w oparciu o najlepsze praktyki i doświadczenia rynków europejskich.