Napędzane przez dane skuteczne zarządzanie skomplikowanymi projektami

W dzisiejszych czasach firmy generują ogromne ilości danych wprowadzając na rynek zarówno nowe projekty, jak i modernizując te wcześniejsze. Realizując nowe zlecenia nie trzeba jednak wymyślać koła na nowo, zwłaszcza, że do skutecznego wprowadzenia projektu w życie często wielką wartość wnoszą dane z poprzedniej, skutecznej realizacji. Starając się o lepszą efektywność podczas tworzenia nowych produktów warto korzystać z narzędzi, które pozwolą na sprawniejsze zarządzanie oraz strategiczne planowanie, priorytetyzację i kontrolowanie projektów w ramach organizacji – podkreśla Andrzej Harbicki, Head of Industry, GFT.

Pomimo niepewnej sytuacji gospodarczej gros firm inwestuje, nieustannie wprowadzając na rynek nowe produkty. Zmianie ulega jednak podejście firm i struktura tworzenia oraz wprowadzania na rynek nowych produktów, a także sama struktura ich tworzenia. Obecnie dużym wyzwaniem jest wprowadzanie na rynek nowych produktów nie tyle szybko, co w przewidywalnym czasie.

Oprócz tego niezwykle ważna jest także efektywność wewnętrzna przedsiębiorstwa i dobre alokowanie zasobów, w szczególności tych ludzkich. Wykwalifikowani pracownicy powinni być wykorzystywani w optymalny sposób i przypisywani do odpowiednich do ich kwalifikacji projektów. Równie istotne, jeśli nie ważniejsze jest również przestrzeganie założonych budżetów i efektywne wydawanie pieniędzy. Duże projekty wymagają ciągłego budżetowania i elastycznego podejścia, które pomogą osiągnąć zakładany time-to-market, nie przekraczając przy tym założonych ram finansowych.

Odpowiedzią na wyzwania przedsiębiorstw może być właściwa implementacja programów łączących tradycyjny Project Portfolio Management (PPM) z tzw. controllingiem, czyli z funkcjami, które umożliwiają kontrolę finansów. W końcu brak zintegrowanej bazy wiedzy może wpływać negatywnie na komfort i wydajność pracy. W czasach kiedy dostępny jest szereg narzędzi PPM optymalna równowaga między realizacją projektów oraz osiągniecie celów strategicznych i biznesowych organizacji jest niemal na wyciągnięcie ręki.

Skorzystaj z obiektywnych danych

Oprogramowanie Engenion może pomóc firmie w osiągnięciu wspomnianych celów, łącząc najlepsze cechy narzędzi Portfolio Management z funkcjami kontroli oraz sztuczną inteligencją. Na podstawie danych dostępnych z firmowych systemów, systemów ERP, jak np. SAP, a także procesów i często wykorzystywanych prowizorycznych rozwiązań jak arkusze kalkulacyjne, narzędzia opracowują panele kontrolne, które pozwalają nie tylko śledzić postępy każdego projektu. Dzięki rozwiązaniu firmy mogą także lepiej zrozumieć wykorzystanie budżetu oraz efektywnie alokować zmiany, zarówno w projekcie, jak i między nimi. To wszystko niezależnie od stopnia rozbudowania organizacji.

Oprogramowanie Engenion, oferowane przez GFT pozwala na wgląd w portfolio projektów, dzięki czemu na jednym panelu kontrolnym znajduje się zestawienie realizowanych działań. Użytkownicy mogą z łatwością porównać, które z wprowadzonych rozwiązań cieszyły się sukcesem. Ponadto narzędzie ułatwia wykonanie tzw. drill down, które pomaga zobaczyć, w którym momencie projekt zaczął schodzić z założonego kursu.

Narzędzie to umożliwia także przekrojowy dostęp do wielu trwających w tym samym czasie projektów zwiększając ich synergię i efektywność. Jedną z kluczowych funkcji oprogramowania, a co za tym idzie wartością, dla wielu klientów jest również sprawna komunikacja oraz możliwość dawania informacji zwrotnej na wielu poziomach – od zarządu po kadrę średniego szczebla.

Dodatkowo, wbudowana w oprogramowanie Engenion sztuczna inteligencja sprawia, że w znajomym środowisku do zarządzania i kontroli projektów dostajemy potężne wsparcie do analizy i podejmowania decyzji, co pozwala na jeszcze lepsze zarządzanie projektem – podkreśla Andrzej Harbicki, Head of Industry, GFT. – Algorytmy wychwytują zależności i trendy zanim są one zauważalne dla użytkownika – wszystko to prowadzi do przygotowania jeszcze dokładniejszych insightów. Co więcej w przyszłości AI może także potencjalnie samo alokować zasoby na podstawie analizy danych z przeszłości oraz predykcji trendów.

Skutecznie zarządzaj całym portfelem projektów

Oferowane przez GFT oprogramowanie Engenion może sprawdzić się też m.in. do wykorzystania niektórych projektów ponownie, przy innych realizacjach, czyli do stworzenia tzw. drzewa obiektowego dla produktów (OAV-Tree; Object-Activity-Value). To właśnie z niego (po dokładnej analizie) firma będzie w stanie wyciągnąć niezbędne informacje takie jak np. insighty do podobnego projektu realizowanego w przyszłości, bądź konkretny etap, na którym konieczna była zmiana budżetu, co uzupełni wyjaśnienia managera danego projektu o dane z software lub bardziej elastyczne i sprawne zarządzanie budżetem w przyszłości. Dodatkową zaletą korzystania z narzędzia jest także fakt, iż wszystkie raporty powstają natychmiastowo, co wpływa nie tylko na oszczędność czasu pracowników lecz także możliwość szybkiego podejmowania decyzji.

Jedną z firm korzystających z naszego narzędzia do PPM jest Audi – mówi Andrzej Harbicki, Head of Industry, GFT. – Podczas pracy nad kilkudziesięcioma prototypami naraz narzędzia PPM pozwalają przedsiębiorstwu na odpowiedni podział pracy i zasobów oraz iterację tylko tych prototypów, które są najdalej w procesie lub są najbardziej obiecujące. Nie możemy w końcu zapomnieć, że branża samochodowa jest zarówno materiało-, jak i kapitałochłonna, dlatego rozwiązania do sprawnego monitorowania projektów i możliwa dzięki nim optymalizacja wykorzystania zasobów, znacząco wpływa na rentowność firmy.

Jednak niezależnie od branży narzędzia PPM są nieodzowne w zarządzaniu wieloma projektami w tym samym czasie. W końcu dzięki nim firmy mają możliwość prioretyzacji i monitorowaniu postępu projektów, a także optymalizacji zasobów – zarówno tych ludzkich, jak i finansowych.