Księgowość przechodzi do chmury

Pracownicy działów księgowych i biur rachunkowych, niezależni księgowi czy przedsiębiorcy prowadzący księgowość na własną rękę, stają przed coraz większymi wyzwaniami związanymi z koniecznością zwiększenia efektywności procesów, zmianami w polskim systemie podatkowym czy zapewnieniem bezpieczeństwa wrażliwych danych. Z tych powodów coraz więcej firm przekonuje się do nowoczesnych technologii informatycznych – rezygnują z tradycyjnego obiegu dokumentów na rzecz elektronicznego. Wdrażają systemy księgowe oparte na chmurze i wykorzystują ich potencjał, czerpiąc korzyści dla biznesu.

Jak pokazały wyniki badania „Chmura obliczeniowa w Polsce 2020”[1], dotyczącego poziomu adaptacji rozwiązań chmurowych w polskich przedsiębiorstwach, tylko 4% z ponad setki respondentów nie planuje wdrażać w swoich organizacjach narzędzi i usług chmurowych. Aż 51% firm jest zdania, że technologie oparte na chmurze są przyszłością ich biznesów. Według danych przedstawionych w „Raporcie Płacowym 2020”[2], przygotowanym przez firmę rekrutacyjną Hays, księgowość jest branżą, w której w coraz większym stopniu dostrzegalne są inwestycje w robotyzację. Dzięki wykorzystaniu zaawansowanych programów IT i automatyzacji procesów, organizacje mogą nie tylko zwiększać efektywność i optymalizować wydatki, ale także rozwijać się i iść z trendem. Nie dziwi zatem fakt, że coraz więcej pracodawców działających w branży finansów i księgowości chce mieć w swoich szeregach ekspertów, którzy będą ich wspierać we wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań.

„Nowe technologie informatyczne oparte na chmurze i wykorzystujące sztuczną inteligencję odgrywają coraz większą rolę w wykonywaniu zawodu księgowego. Obserwujemy, że z roku na rok rosnąca grupa niezależnych księgowych, biur rachunkowych, a także małych i średnich przedsiębiorstw, decyduje się na rezygnację z obiegu papierowych faktur i wdrożenie programów pozwalających na elektroniczny obieg dokumentów. Nowoczesne rozwiązania oferują szereg korzyści, jak: szybkość i stały dostęp do dokumentów np. faktur, umów, rozliczeń czy wniosków urlopowych, odciążenie pracowników poprzez automatyzację czasochłonnych i powtarzalnych czynności, brak konieczności budowania i utrzymywania własnej infrastruktury IT czy dostęp do najnowszych zabezpieczeń, co jest szczególnie istotne w kontekście obowiązków związanych z RODO” – powiedział Mateusz Kalinowski, CEO AiTech i CEO Meritus Systemy Informatyczne.

Czas to pieniądz

Z elektronicznym obiegiem dokumentów w chmurze wiąże się wiele pojęć IT, które mogą budzić obawy wśród osób niemających doświadczenia w pracy z nowymi systemami wspierających księgowość. Można tutaj wymienić takie terminy, jak OCR czy NLP. O co w tym chodzi? Przepływ faktur w programach finansowo-księgowych opartych na chmurze obejmuje m.in. odczytywanie treści dokumentów, przetwarzanie faktur w wersję elektroniczną, ich klasyfikację i przesłanie w formie ustrukturyzowanej do obiegu. Wystarczy, że użytkownik wyśle, zeskanuje lub zrobi zdjęcie fakturze, a następnie załaduje dokument w systemie - program sam wykona resztę pracy, bez wsparcia człowieka. Do zadań użytkownika należy jedynie skontrolowanie poprawności danych, które są automatycznie odczytywane przez program i zatwierdzenie dokumentu w systemie. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu dwóch technologii: OCR (ang. Optical Character Recognition) i NLP (ang. Natural Language Processing). Potrafią one odnajdywać i odczytywać kluczowe treści z plików graficznych (np. numery faktur, numery rachunków bankowych, nazwy kontrahentów, kwoty transakcji czy stawki VAT) i odpowiednio katalogować dokumenty. Dzięki wykorzystaniu programu finansowo-księgowego uzbrojonego w te dwie innowacje użytkownik może oszczędzić cenny czas, który w przypadku tradycyjnej księgowości musiałby poświęcić na ręczne wprowadzanie danych do systemu. Co więcej, automatycznie zweryfikowane, zaksięgowane i zarchiwizowane e-dokumenty można łatwo odszukać wykorzystując kluczowe słowa lub dane liczbowe, co pozwala znacznie skrócić czas realizacji wielu procesów.

Sztuczna inteligencja w służbie księgowości

Specjalistyczne programy finansowo-księgowe nie tylko usprawniają proces wprowadzania danych z faktur do systemu, dekretowania, księgowania i archiwizowania dokumentów, ale także uczą się na podstawie działań podjętych przez użytkownika. Wszystko za sprawą jednej z najszybciej rozwijających się gałęzi sztucznej inteligencji (SI, ang. artificial intelligence, AI) - głębokiego uczenia (ang. Deep Learning). Przykładem takiego programu jest skanujfakture.pl. Wykorzystując wielowarstwowe, sztuczne sieci neuronowe i duże zbiory danych, skanujfakture.pl potrafi bezbłędnie odwzorowywać złożone procesy finansowo-księgowe. Co więcej, rozwiązanie współpracuje z systemami ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Program skanujfakture.pl jest stale aktualizowany zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w Polsce i zmieniającymi się potrzebami użytkowników. Ponadto, na bieżąco gromadzi i przetwarza informacje dotyczące transakcji oraz operacji gospodarczych zachodzących w danej firmie. Zastępuje funkcjonalność wprowadzania dokumentów w systemach księgowych i handlowych. Kryjące się pod skrótem ERP „planowanie zasobów przedsiębiorstwa” może obejmować wszystkie obszary działalności organizacji (np. produkcję, dystrybucję, sprzedaż, magazynowanie czy zakupy) lub jedynie wybraną cześć procesów. Program skanujfakture.pl jest kompatybilny z programami ERP: Enova, Comarch, Wapro, Symfonia i MerSoft.

Według danych przedstawionych w rankingu Banku Światowego „Doing Business 2020”, polscy przedsiębiorcy poświęcają średnio 334 godzin rocznie na rozliczenie podatków[3], co odpowiada prawie 14-stu dniom. Dzięki wykorzystaniu programów księgowych i wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w chmurze zarówno mali i średni przedsiębiorcy, jak i duże firmy czy biura księgowe, mogą wiele zyskać. Automatyzacja powtarzalnych procesów, zwiększenie efektywności i minimalizacja ryzyka popełnienia błędów - to tylko początek długiej listy korzyści.

[1] https://www.computerworld.pl/news/Chmura-obliczeniowa-w-Polsce-badanie-Computerworlda,420231.html

[2] https://www.hays.pl/raport-placowy

[3] https://www.doingbusiness.org/content/dam/doingBusiness/country/p/poland/POL.pdf