Newsy

Tempo wdrażania gospodarki bez papieru wciąż mało zadowalające. Rozwiązania paperless są nie tylko bardziej ekologiczne, ale też ekonomiczne

2023-01-03  |  06:30

– Rozwiązania paperless pozwalają ograniczyć wiele ryzyk po stronie firmy, chociażby takich jak ryzyko operacyjne, prawne lub reputacyjne – mówi Piotr Tomasik z KIR. To także oszczędność kosztów i benefity ekologiczne. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na ograniczanie papierowych faktur, rachunków czy umów i zastępuje je cyfrowymi odpowiednikami. Ważnym narzędziem w tej zmianie jest e-podpis, czyli elektroniczny podpis kwalifikowany, który gwarantuje bezpieczeństwo cyfrowego dokumentu i ustala tożsamość osoby podpisującej. Takie rozwiązanie zyskuje na popularności, zarówno wśród firm, jak i indywidualnych użytkowników, ale tempo przechodzenia na gospodarkę paperless wciąż jest jednak mało zadowalające.

– Gospodarka paperless to gospodarka zdigitalizowana, z ograniczoną do minimum ilością papieru, tańsza, bardziej efektywna i bardziej ekologiczna – mówi agencji Newseria Biznes Piotr Tomasik, dyrektor Biura Sprzedaży Centralnej w Krajowej Izbie Rozliczeniowej.

Paperless, czyli rezygnacja z papieru na rzecz cyfrowego obiegu dokumentów to trend, który mocno przyspieszył w trakcie pandemii COVID-19. Wyeliminowanie papierowych dokumentów wymaga metody podpisywania, która zastąpi odręczny podpis. Takim narzędziem jest elektroniczny podpis kwalifikowany. To ciąg znaków dołączany do dokumentu, który gwarantuje, że jego treść nie może zostać w sposób nieautoryzowany zmieniona, i potwierdza tożsamość osoby podpisującej. Podpis jest także zabezpieczony kryptograficznie. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest coraz powszechniej wykorzystywany w obrocie gospodarczym, ponieważ w świetle prawa jest równorzędny z odręcznym podpisem i regulowany przez unijne rozporządzanie eIDAS, dzięki czemu dokument uwierzytelniony takim podpisem jest respektowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej.

Firmy wykorzystują go m.in. do podpisywania umów cywilnoprawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień, także w obrocie międzynarodowym oraz w kontaktach z administracją do sygnowania np. deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e-Deklaracje, wymiany dokumentacji z Głównym Urzędem Statystycznym, Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, Krajowym Rejestrem Sądowym czy organami samorządowymi. 

Korzystając z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, można podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co jest dla firm sporym udogodnieniem, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej. Jednak podstawową korzyścią tego rozwiązania jest brak konieczności drukowania, kopiowania, wysyłania kurierem czy archiwizowania podpisanych dokumentów, dzięki czemu pracownicy optymalizują swój czas pracy, a firma ogranicza zużycie papieru i innych materiałów biurowych. W efekcie dba o środowisko i notuje wymierne korzyści finansowe.

 Paperless zapewnia firmie szereg korzyści. Przede wszystkim są to korzyści ekologiczne, natomiast one nie zawsze przemawiają do dyrektorów finansowych. Dlatego trzeba też wskazać oszczędności po stronie kosztowej, jak również fakt, że rozwiązania paperless pozwalają minimalizować ryzyka po stronie firmy, chociażby takie jak ryzyko operacyjne, prawne lub reputacyjne – wskazuje dyrektor z KIR.

Kwalifikowany podpis elektroniczny mSzafir jest pierwszym w pełni online’owym rozwiązaniem, co oznacza, że nie wymaga korzystania z karty kryptograficznej i czytnika. Na polskim rynku dostępne są również inne tego typu narzędzia, pozwalające na składanie „zwykłego” e-podpisu. Jednak autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym pod względem prawnym w wielu sytuacjach może nie wystarczyć i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów.

Poza usługami wspierającymi cyfryzację obiegu dokumentów KIR dostarcza także narzędzia służące bezpiecznej wymianie informacji, mechanizmy oparte na analizie big data, rozwiązania z zakresu otwartej bankowości i AML.

– Czas i szybkość wdrażania paperless w Polsce wciąż nie są zadowalające. Dlatego naszą misją, jako huba technologicznego, jest dostarczanie narzędzi, które ułatwiają procesy digitalizacji, zarówno w sektorze prywatnym, jak i w administracji publicznej – mówi Piotr Tomasik. 

Tegoroczne badanie wykonane na zlecenie KIR i ZBP wskazuje, że zainteresowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym rośnie także wśród indywidualnych użytkowników – w latach 2018–2022 odsetek korzystających z e-podpisu zwiększył się o 38 proc. Z takiej usługi  chciałoby korzystać trzech na pięciu respondentów. Największy potencjał e-podpisu Polacy widzą w przypadku zawierania umów na usługi realizowane za pośrednictwem banków (52 proc.) czy umów z dostawcami usług użyteczności publicznej, takich jak prąd, gaz, woda i śmieci (45 proc.), umów ubezpieczeniowych (42 proc.), telekomunikacyjnych (41 proc.) i medycznych (34 proc.).

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Kongres MOVE

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Konsument

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego ws. sztucznej inteligencji będzie ogromną zmianą na tym rynku. Brakuje wciąż regulacji dotyczącej praw autorskich

W połowie marca Parlament Europejski przyjął rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji – AI Act. Nowe przepisy mają z jednej strony ułatwić wdrażanie nowych technologii opartych na SI, a z drugiej – wyeliminować te z nich, które stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa czy prywatności obywateli. Eksperci uważają, że wyzwaniem będzie wdrożenie nowego prawa na poziomie krajowym i jego odpowiednia interpretacja, ale jest to potrzebna regulacja, zwłaszcza w kontekście tak szybkiego rozwoju SI. W kolejce do opracowania czekają następne przepisy dotyczące między innymi ochrony własności intelektualnej.

Handel

Mimo utrudnień na drogach Polacy popierają protesty rolników. Ich postulatom towarzyszy jednak szereg mitów

Rolnicy od miesięcy organizują protesty, których głównym przedmiotem jest Europejski Zielony Ład oraz import zboża z Ukrainy. EZŁ stał się – w opinii ekspertów – „chłopcem do bicia”, tymczasem z założenia ma on wyrównać konkurencyjne szanse mniejszych gospodarstw wobec tych produkujących na skalę przemysłową. Mylnie pojmowana jest także konieczność ugorowania części gruntów, a także odchodzenia od pestycydów, które nadużywane, skażają wodę i glebę i szkodzą rolnictwu. Koalicja Żywa Ziemia zwraca uwagę na pokutujące w społeczeństwie przekonania, które są powszechne, a mijają się z prawdą.

Bankowość

Polacy obawiają się o swoje cyberbezpieczeństwo w obszarze finansów. Połowa odczuwa braki w wiedzy na ten temat

47 proc. Polaków stwierdziło, że cyberbezpieczeństwo to zagadnienie w obszarze finansów, w którym odczuwają największe braki w posiadanej wiedzy – wynika z raportu „Poziom wiedzy finansowej Polaków 2024” realizowanego na zlecenie Warszawskiego Instytutu Bankowości i Fundacji GPW. Choć bankowość elektroniczna jest już standardem, tylko 0,5 proc. badanych odpowiedziało poprawnie na pytania dotyczące różnych aspektów zabezpieczeń. Są jednak dziedziny, o których wiemy coraz więcej – to m.in. płatności bezgotówkowe.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.