Praca w open space - dlaczego nie zawsze jest efektywna i jak to zmienić?

Open space to bardzo popularny sposób na aranżację miejsca pracy. W tego typu biurze, biurka pracowników ustawione są w niewielkiej odległości w jednym dużym pomieszczeniu. Brak podziału na mniejsze pokoje ma zwiększyć kreatywność i pomóc komunikacji. To rozwiązanie ma jednak sporo przeciwników. Czy da się wyeliminować wady open space, nie zmieniając jednocześnie jego zalet? 

Kiedy i gdzie powstał pierwszy open space? W stanie Nowy Jork w 1906 roku zakończono budowę wieżowca — Larkin Building, który jako pierwszy miał umożliwiać ten tryb pracy. Wewnątrz znajdowała się wielka przestrzeń, w której rozstawiono wiele biurek w niedużej  od siebie odległości. Celem takiego sposobu aranżacji przestrzeni było usprawnienie komunikacji, szybszy przepływ informacji oraz sprawniejsze przekazywanie dokumentów w firmie, która zajmowała się sprzedażą mydła i mebli. Dodatkową zaletą była oszczędność — takie rozwiązanie pozwalało na wynajmowanie mniejszej powierzchni oraz zmniejszenie opłat za oświetlenie czy ogrzewanie. Z czasem wiele firm zdecydowało się na ten rodzaj pracy, a rozwiązanie to zyskało tyle zwolenników, jak i przeciwników. 

Hałas i większe zmęczenie

Zwolennicy open space wyróżniają takie zalety tego rozwiązania jak większa kreatywność pracowników czy lepsza atmosfera w zespole. Ci, którzy muszą spędzać 8 godzin w takiej przestrzeni, często nie mają o niej tak pozytywnego zdania. Jako główną wadę podają ciągły hałas, który często utrudnia skupienie się i jest męczący. Warto dodać, że międzynarodowej normy ISO 9241-6 dotyczącej wymagań ergonomicznych dla biur, w których wykonywane są trudne i złożone zadania, wskazują, że poziom dźwięku powinien mieścić się w zakresie 35–55 dB. Natomiast rozmowa grupy osób może generować hałas o natężeniu 50 - 60 dB. Nietrudno więc wyobrazić sobie, że jeśli kilka pracowników dyskutuje ze sobą lub prowadzi rozmowy przez telefon, norma ta zostaje przekroczona. Pracownicy często podkreślają również, że open space generuje stres, a także przeszkadza im brak prywatności. Uważają, że biuro wielkoprzestrzenne obniża ich efektywność, a to może przynieść wymierne straty dla pracodawców. Pytanie brzmi: czy można zaaranżować przestrzeń pracy tak, aby zachowała zalety open space, jednocześnie eliminując jego wady? 

Przede wszystkim odpowiednia akustyka

Stowarzyszenie na rzecz Lepszej Akustyki w Budynkach “Komfort Ciszy” rekomenduje aby już na etapie projektu stosować normę PN-B-02151-4:2015-06, która określa różne wymagania w zależności od typu i funkcji pomieszczenia w zakresie czasu pogłosu i zrozumiałości mowy.

Dla biur open space norma określa minimalną całkowitą chłonność akustyczną pomieszczenia w odniesieniu do jego powierzchni. Wynika to z bezpośredniej zależności między tym, jak wnętrze jest wykończone i wyposażone a tym, czy pomieszczenie wzmacnia dźwięki w nim generowane czy je wytłumia. W pomieszczeniu z wykładziną, ale odkrytym stropem lub sufitem podwieszanym o niskich parametrach pochłaniania dźwięku, odgłosy rozmów są wzmacniane przez odbicia fal dźwiękowych od twardo wykończonych powierzchni. Rozmowy są głośniejsze i będą przeszkadzać większej liczbie osób. Całkowitą chłonność akustyczną pomieszczenia można łatwo oszacować na etapie projektowania biura lub zweryfikować we wnętrzach już funkcjonujących.

W praktyce, by sprostać wymaganiom normy i zapewnić komfort użytkownikom, sufit stosowany w biurach open space powinien charakteryzować się wskaźnikiem pochłaniania dźwięku (αw)  wynoszącym minimum 0,90. Dotyczy to przestrzeni całego biura na planie otwartym, wraz z ciągami komunikacyjnymi. W przypadku centrów telefonicznych wymagania są większe, stąd sufit akustyczny powinien mieć wyższy wskaźnik pochłaniania dźwięku (αw  > 0,95). W obydwu przypadkach bierzemy pod uwagę pomieszczenie, w którym zastosowano na podłodze wykładzinę dywanową. Jeśli jest to gres, podłoga z żywicy lub innego typu twarde wykończenie, wymagania wobec dźwiękochłonności sufitu lub innych elementów wnętrza będą rosły. Dotyczy to także sytuacji, gdy niedaleko tradycyjnych stanowisk pracy mają być zlokalizowane strefy spotkań ad hoc lub inne źródła zakłóceń akustycznych.

Open space może dobrze spełniać swoją funkcję, gwarantując szybszy przepływ informacji w firmie, czy też dobre relacje pracowników i odpowiednią komunikację. Jednak warto pamiętać, że komfort pracy wpływa na jej efektywność i należy zadbać o odpowiednią akustykę pomieszczenia. To z pewnością zaprocentuje lepszym samopoczuciem pracowników i sprawniejszym wykonywaniem obowiązków.