W czasie pandemii rekordowa liczba Polaków stała się e-obywatelami. Przez internet sprawy urzędowe można załatwiać już nawet w najmniejszych gminach

Już nie tylko zamówienie dowodu osobistego czy aktu cywilnego, lecz także wniosek o przyłącze kanalizacyjne czy zgodę na zajęcie pasa drogowego można załatwić elektronicznie, bez konieczności wizyty w urzędach. Podstawowy pakiet dostępności elektronicznej zapewnia portal rządowy, ale wiele gmin, głównie z uwagi na pandemię, decyduje się wdrażać rozwiązania e-urzędowe na własną rękę. Mieszkańcy są zainteresowani korzystaniem z takiej drogi załatwiania formalności, o czym może świadczyć chociażby to, że połowa istniejących Profili Zaufanych została założona tylko w ubiegłym roku.

– Obostrzenia, które zostały wprowadzone w związku z pandemią, wymusiły na urzędach znalezienie alternatywnych rozwiązań w celu świadczenia swoich e-usług i zachowania ciągłości działania. Osobom, które posiadają Profil Zaufany, konto w banku bądź elektroniczny dowód, urzędy udostępniają elektroniczne składanie wniosków i innych dokumentów, żeby kontynuować proces spraw – mówi w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Innowacje Arkadiusz Kowalewski, prezes zarządu e-Instytucja.pl.

W ramach procesu cyfryzacji, za pośrednictwem portalu rządowego można załatwić pakiet podstawowych spraw, takich jak zamówienie dowodu osobistego, odpisu aktu cywilnego czy wejście w posiadanie lub sprzedaż pojazdu. Władze niektórych gmin, również w wyniku ograniczeń związanych z pandemią, poszerzają jednak możliwości e-urzędów. Ełk udostępnia w ten sposób swoim mieszkańcom 13 e-usług, w tym pozwolenie na zajęcie pasa drogowego, wniosek o dodatek mieszkaniowy czy wniosek o pozwolenie na przyłącze kanalizacyjne. Z kolei gmina Bieliny (woj. świętokrzyskie), wraz z dwoma gminami partnerskimi, uruchomiła 10 systemów informatycznych umożliwiających załatwienie ponad 70 e-usług.

– Polskie urzędy korzystają z możliwości składania wniosków do urzędów najprostszych pism: od pisma tzw. ogólnego aż po usługi związane z gospodarką odpadami komunalnymi. W związku z tym, że urzędy w Polsce bardzo często zmieniają stawki za odpady komunalne, muszą skutecznie poinformować mieszkańców o nowych stawkach i temu służy możliwość składania deklaracji przez mieszkańców w formie elektronicznej. Mieszkaniec informuje tylko, ile jest mieszkańców w danym gospodarstwie, a system już sam potrafi wyliczyć stawkę i przesłać to do urzędu. Oczywiście mieszkaniec podpisuje się tylko Profilem Zaufanym bądź podpisem kwalifikowanym – wskazuje Arkadiusz Kowalewski.

Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że w 2020 roku prawie 42 proc. osób w wieku 16–74 lat korzystało z usług administracji publicznej przez internet. Odsetek osób wysyłających wnioski drogą elektroniczną wyniósł 33,5 proc., co oznacza wzrost o 2,1 pkt proc. w porównaniu z rokiem ubiegłym. Zdaniem ekspertów dostęp do elektronicznego załatwiania spraw nie zależy od wielkości urzędu, lecz jego sprawności działania przed cyfryzacją.

– W zasadzie nie ma znaczenia, czy to jest mały, czy duży urząd. Znaczenie ma świadomość włodarzy tego urzędu, kadry zarządzającej i pracowników oraz jak ten urząd do tej pory funkcjonował. Jeżeli urząd sprawnie realizował sprawy swoich mieszkańców w formie tradycyjnej, nie ma przeszkód, żeby robił to w formie zdalnej. Takie urzędy często są przygotowane technicznie i technologicznie na świadczenie takich usług. Pozostaje tylko kwestia poinformowania mieszkańców i przygotowania odpowiednich usług, które będą dla nich atrakcyjne – przekonuje prezes e-Instytucja.pl.

Mieszkańcy też są już do tego przygotowani. Ponad 9 mln osób w Polsce posiada już Profil Zaufany, w związku z czym mogą być e-obywatelami. Z informacji udostępnionych przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że rok 2020 był rekordowy pod względem liczby wniosków o założenie Profilu Zaufanego. W samym tylko ubiegłym roku założyło go ponad 4,1 mln Polaków, co stanowi aż 47 proc. ogólnej liczby aktywnych profili. W całym kraju korzysta z nich ponad 8,8 mln osób.

– Jednym z najprostszych rozwiązań, nad którym obecnie pracujemy, jest chatbot, który będzie mógł pomagać mieszkańcom wypełniać wszelkie druki. One są bardzo powtarzalne, czasami z racji tego, że wykonujemy taką czynność jako mieszkaniec raz do roku, raz na dwa lata, nie mamy świadomości, jak jest łatwo to zrobić, a systemy, którymi urzędy za chwilę będą dysponowały, będą pozwalały na załatwienie sprawy w urzędzie z każdego miejsca na świecie – mówi Arkadiusz Kowalewski.

Okazuje się, że niektóre urzędy, starając się zachęcić mieszkańców do elektronicznej drogi załatwiania spraw, nie tylko dobierają w odpowiedni sposób pakiet usług elektronicznych, lecz także ogłaszają konkursy. Przykładem może być świętokrzyska gmina Ożarów. Wszyscy, którzy zarejestrują się na platformie e-urząd, wezmą udział w losowaniu nagród rzeczowych.

– Wydaje się to całkiem naturalne, że większość spraw będziemy mogli załatwiać przez komputer, również przez smartfon. Czy wszystkie – nie wiadomo, ale jest to nieodzowny element rozwijającego się świata. Jeżeli mieszkańcy korzystają w swoich celach biznesowych z takich narzędzi, również wymuszą na urzędach świadczenie takich usług – mówi prezes e-Instytucja.pl. – Urzędy bardzo chętnie, oczywiście wynika to ze skłonności mieszkańców, wykorzystują te mechanizmy, które są w biznesie, czyli zakupy przez internet, konta bankowe i wszelkie usługi, które można wygenerować, korzystając ze smartfona. W tym kierunku idzie w tej chwili polski samorząd.