Podpis elektroniczny usprawni pracę firm oraz podmiotów administracji publicznej. Może być nieoceniony zwłaszcza w czasie epidemii

Postępująca cyfryzacja gospodarki daje szansę na szerokie wdrożenie platform akceptacji dokumentów za pośrednictwem podpisu elektronicznego. Z potencjału tej technologii korzystają dziś m.in. firmy z sektora finansowego, które wykorzystują ją do zawierania umów na odległość. Przejście na cyfrowy model zatwierdzania treści pozwoli ograniczyć zużycie papieru oraz sprawniej archiwizować dokumenty. W czasie epidemii może także znacząco ograniczyć konieczność wizyt w banku.

– Bank jest instytucją, która podpisuje bardzo dużo dokumentów. Paradoks polega na tym, że dzisiaj wszystkie dokumenty powstają elektronicznie. Wprowadzamy podpis elektroniczny po to, żeby było wygodniej, efektywniej kosztowo i bardziej ekologicznie oraz żeby uprościć wszystkim życie. Dla wielu klientów zdalny dostęp do usług i bankowości elektronicznej, które są w smartfonach, to wygoda. Choć dla części klientów nadal wygodniejsze będzie pójście do lokalu – mówi agencji informacyjnej Newseria Innowacje podczas Digital Finance Summit 2020 Grzegorz Wójcik, założyciel i prezes zarządu Autenti.

Wdrożeniem systemów autoryzacji za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego w głównej mierze zainteresowane są instytucje finansowe, które nieustannie przetwarzają wiele umów i dokumentów. Jedną z instytucji, która zdecydowała się wdrożyć takie rozwiązanie na szeroką skalę, jest PKO Bank Polski. Podpis elektroniczny umożliwia korporacji zautomatyzowanie szeregu czynności, w tym m.in. zdalne podpisywanie przez klientów dokumentów za pośrednictwem urządzeń mobilnych, bez angażowania pracowników banku. Takie rozwiązanie sprawdzi się zwłaszcza w czasie epidemii, w którym powinno się ograniczać wszelkie kontakty międzyludzkie.

Do wdrożenia rozwiązania zaangażowano start-up Autenti, wyspecjalizowany w produkcji systemów obiegu dokumentów i e-podpisu. Firma zajmuje się projektowaniem narzędzi do automatyzacji obiegu dokumentów poprzez przenoszenie procesów do środowiska cyfrowego, w tym integrację z systemami weryfikacji tożsamości. Rozwiązania Autenti umożliwiają bezpieczne podpisywanie wszelkich dokumentów za pośrednictwem urządzeń mobilnych oraz ich automatyczną archiwizację, dzięki czemu usprawniają proces przetwarzania dużych ilości danych.

– Dla wielu osób podjęcie skomplikowanych decyzji wymaga kontaktu z drugą osobą, poradzenia się jej. W zakresie obsługi takich prostych, powtarzalnych transakcji wygodniej jest skorzystać z aplikacji mobilnej, z rozwiązań technicznych, które ułatwiają życie. Jednak tam, gdzie trzeba doradzić, jaki produkt wybrać, w jaki sposób podejść do ryzyka związanego z danym produktem finansowym, tam jeszcze przez długi czas człowiek będzie niezastąpiony. I pod tym względem długo jeszcze będziemy potrzebowali bezpośredniego kontaktu – twierdzi ekspert.

Coraz więcej instytucji decyduje się na wprowadzenie podpisu elektronicznego, a liczba jego dostawców stale rośnie. Każdą nowo pojawiającą się technologię musi zatwierdzić Narodowe Centrum Certyfikacji. Nadzór nad usługami zaufania prowadzi Minister Cyfryzacji, który ma szczególne zadania w zakresie usług kwalifikowanych. Wykorzystanie w zabezpieczeniu dokumentów kwalifikowanych certyfikatów podpisu i pieczęci elektronicznej pozwala na pewność co do wiarygodności dokumentu w postępowaniu przed urzędami i sądami. 

Cyfrowy podpis uprościł także współpracę z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych dzięki wdrożeniu elektronicznej metody weryfikacji tożsamości za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych. To autorskie rozwiązanie ZUS-u, dzięki któremu wnioski można składać wyłącznie przy użyciu podpisu osobistego. Nowe narzędzie upraszcza tym samym komunikację z placówką, przenosząc ją do internetu. Urzędowy podpis osobisty można wyrobić podczas składania wniosku o wydanie dowodu osobistego. Konto na PUE można zarejestrować także poprzez serwis bankowości elektronicznej.

Podobną technologię wdrożyła również firma Żabka, która planuje uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów, przenosząc komunikację między sklepami a centralą do internetu. Podpis elektroniczny umożliwia przedsiębiorstwu zoptymalizowanie procesu obiegu informacji, co przyspieszy wymianę dokumentacji i zminimalizuje liczbę błędów generowanych podczas zawierania umów z franczyzobiorcami.

– Start-upy zajmują się tym, żeby w innowacyjny sposób patrzeć na rzeczy, które nas otaczają, zrewolucjonizować dotychczasowy sposób podejścia i wprowadzić rozwiązania, które są po prostu wygodniejsze dla użytkowników. Obszar bankowy oraz obszar regulacyjny stawiają dużo większe wyzwanie, bo nie tylko trzeba w nich zrewolucjonizować proces biznesowy, ale również trzeba spełnić wiele wymagań – mówi Grzegorz Wójcik.

Według analityków z firmy MarketsandMarkets wartość globalnego rynku podpisu elektronicznego do 2023 roku wzrośnie do 5,5 mld dol. przy średniorocznym tempie wzrostu na poziomie 36,7 proc.