Autoryzacja umów i dokumentów przez internet usprawnia pracę polskich firm. Cyfrowy obieg dokumentów niesie ze sobą także pozytywny efekt ekologiczny

Od kilku lat w Polsce istnieje możliwość elektronicznej autoryzacji dokumentów. Z usługi mogą korzystać nie tylko duże firmy, ale także mikroprzedsiębiorstwa. Eksperci podkreślają, że kluczowa w tym zakresie jest kwestia możliwości udowodnienia pochodzenia danych i zabezpieczenia ich przed sfałszowaniem, świadczona jako usługa przez wyspecjalizowane firmy. W Polsce podpis elektroniczny, jak choćby ePUAP, pozwala na potwierdzenie tożsamości w przypadku umowy czy pisma urzędowego, ale nie gwarantuje autentyczności samego pisma.

Podpis cyfrowy to w definicji dane dołączone do danych lub ich przekształcenie kryptograficzne, które pozwala odbiorcy danych udowodnić pochodzenie danych i zabezpieczyć je przed fałszerstwem (więcej informacji dotyczących definicji można odnaleźć sięgając do normy ISO 7498-2:1989). Ekperci uważają, że kluczowa jest zatem rola firm, które dają możliwość udowodnienia pochodzenia danych i zabezpieczenia ich przed sfałszowaniem.

– Autenti to platforma do autoryzacji dokumentów i zawierania umów przez internet. To rozwiązanie, które pozwala w szybki, wygodny i bezpieczny sposób zatwierdzać dowolne dokumenty bez używania tradycyjnych podpisów. Fizycznie za pomocą komputera lub telefonu komórkowego można autoryzować dowolny dokument i dzięki temu znacząco przyspieszamy obieg dokumentów – tłumaczy agencji informacyjnej Newseria Innowacje Grzegorz Wójcik, prezes zarządu w firmie Autenti.

Sama platforma działa w oparciu o pocztę elektroniczną, tak aby maksymalnie uprościć nowym użytkownikom wdrażanie się w proces autoryzacji. Autenti w całym procesie przesyłania dokumentów pełni rolę zaufanej osoby trzeciej, która przekazuje nietknięte pliki drugiej stronie. Potwierdzenie dokumentów w ramach platformy trwa minuty i może być wykonane za pomocą telefonu komórkowego.

– Nadawanie dokumentu to zadanie podobne do wysyłania poczty elektronicznej. Za pomocą naszego rozwiązania wpisujemy adres e-mail kontrahenta, podajemy jego kluczowe dane identyfikacyjne, które powinny potem zostać potwierdzone, i załączamy treść dokumentów. Po drugiej stronie odbierający otrzymuje taki dokument, po otrzymaniu korespondencji wchodzi przez link internetowy na stronę, gdzie może zapoznać się z treścią, złożyć odpowiednie oświadczenie woli i jeśli jest to od niego wymagane, dokonać odpowiednich czynności związanych z identyfikacją jego osoby, chociażby potwierdzenia za pomocą kodów jednorazowych SMS.

Pomysł stworzenia takiej platformy, jak mówi Grzegorz Wójcik, narodził się z problemów, jakie napotkał wraz ze współpracownikami podczas weryfikacji ważnych dokumentów. Dużym utrudnieniem w prowadzeniu firmy pozostaje drukowanie już raz stworzonych poświadczeń. Rodzi to nie tylko dodatkowe problemy, ale także znacznie spowalnia codzienną pracę.

– Doświadczenia, które mieliśmy jako założyciele we własnym życiu osobistym, pracując w różnego rodzaju korporacjach czy firmach jako przedsiębiorcy, były zawsze takie same – podpisywanie dokumentów stanowiło ogromny problem, ponieważ wszystkie dokumenty powstają elektronicznie, natomiast potem następuje dziwny, tradycyjny sposób drukowania, skanowania i podpisywania, który często trwa tygodniami. Nie wiadomo dlaczego te dokumenty, które są elektroniczne, nagle muszą być z powrotem w formie papierowej i w ten sposób opóźniają prowadzenie biznesu.

Mimo prostoty obsługi od strony użytkowników potwierdzających dokumenty za pomocą platformy, jest ona wyposażona w zaawansowane zabezpieczenia, które uniemożliwiają podmianę pliku podczas całego procesu. Wszystkie dane wgrane do Autenti są szyfrowane za pomocą 256-bitowego klucza i archiwizowane w dowolnym miejscu wybranym przez użytkownika. Samo zabezpieczenie procesu przesyłania dokumentów do innych użytkowników jest potwierdzone certyfikatem SSL.

– Bezpieczeństwo jest czymś, co musi towarzyszyć i jest to bardzo trudne wyzwanie od strony technologicznej. Ale dla użytkowników najważniejsze jest to, że mogą bez wychodzenia z domu, w dowolnym miejscu, w dowolnym czasie zaakceptować dokument i jest to fundamentalna zmiana w stosunku do obiegu papierowego, bo każdy z nas ma takie doświadczenie, gdzie musiał z czegoś zrezygnować, bo dokument nie doszedł, bądź okazało się, że fizycznie zniknął.

Używając podpisu elektronicznego, jesteśmy w stanie jedynie potwierdzić, że to my wysłaliśmy dokument do adresata. Nie uchroni on jednak samego pliku przed ingerencją osób trzecich. Jedynym sposobem pozostaje wtedy zaszyfrowanie wiadomości e-mail, używając np. klucza kryptograficznego. Wymaga to jednak od adresata i odbiorcy znajomości klucza publicznego, który pozwoli na odszyfrowanie dokumentu. Jest to rozwiązanie bezpieczne, jednak może okazać się trudne i kosztowne do realizacji w firmie.

– Kluczową rzeczą jest zaufanie. Nasza platforma stanowi taką zaufaną stronę trzecią, czyli jest to rozwiązanie, które jest pomiędzy kontrahentami, jest niezależne od obu stron transakcji. To zaufanie faktycznie trzeba zbudować. Jeżeli chodzi o dokument elektroniczny, wszyscy pewnie pamiętamy, gdy kilka lat temu faktura elektroniczna była taką nowością, że nikt nie wyobrażał sobie, że większość faktur w obiegu mogłyby stanowić faktury elektroniczne.

Podpisanie dokumentów cyfrowo od strony użytkowników może zostać zrealizowane w m.in. w popularnym pakiecie programów biurowych Microsoft Office lub jego darmowym odpowiedniku Libre Office. Posiadając certyfikat uzyskany od urzędu certyfikacji, możemy podpisać dokument i go zaszyfrować. Pozwoli to na uchronienie go przed działaniami innych osób z zewnątrz. Uzyskanie certyfikatu kosztuje w instytucjach upoważnionych do ich wydawania od 39 zł rocznie. Lista kwalifikowanych dostawców dostępna jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.

– Popatrzmy jak wygląda rynek w Europie – w praktyce ponad 12 milionów firm, czyli grubo ponad połowa rynku, już wysyła faktury elektroniczne – opowiada prezes firmy – My wpisujemy się dokładnie w ten trend, chcemy aby wszystkie dokumenty mogły być elektroniczne, bo to przyspiesza ich obieg, ale przede wszystkim dzięki najnowocześniejszym technologiom można w pełni zweryfikować autentyczność podpisania takiego dokumentu, stąd też nazwa Autenti – możemy sprawdzić, czy podpisany dokument jest oryginałem.