Whirla - nowa jakość zarządzania biurem

Z raportu firmy doradczej Colliers pt. „Powrót do biura – szansa i wyzwanie. Rynek biurowy a koronawirus” wynika, że 77% polskich pracowników chce pracować w modelu hybrydowym. Większość z nich deklaruje chęć utrzymania pracy zdalnej w zakresie 2 lub 3 dni w tygodniu. Taki model wymaga jednak nowego podejścia do organizacji powierzchni biurowej, a także do efektywnego zarządzania nią, w czym pomóc mogą dedykowane narzędzia technologiczne, takie jak Whirla Smart Office. We wdrażaniu tego rozwiązania klientów wesprze Colliers, który nawiązał strategiczne partnerstwo z twórcami narzędzia.

Biuro widziane przez pryzmat hybrydy

Reorganizacja biura pod pracę hybrydową wiąże się z wieloma zmianami. Coraz więcej firm skłania się m.in. do wprowadzenia hot desków i rezygnacji z biurek przypisanych do konkretnego użytkownika, co pozwala na optymalizację przestrzeni i rozbudowę zespołu bez konieczności zwiększania metrażu biura. Więcej powierzchni przeznaczane jest również pod pracę zespołową i kreatywną. Takie zmiany to również nowe wyzwania związane z zarządzaniem przestrzenią.

– W zwiększeniu komfortu pracowników i efektywnym zarządzaniu biurem w modelu hybrydowym pomocne jest określenie przejrzystych zasad – ustalenie z góry proporcji i dni pracy z biura/z domu czy zdefiniowanie dostępu do poszczególnych stref i salek. W stałym doskonaleniu przestrzeni biurowej kluczową rolę odgrywa jednak technologia, która dostarcza dane, rekomendacje i wnioski, pozwalające na analitykę wykorzystania powierzchni. Wprowadzenie rozwiązań technologicznych do zarządzania przestrzenią pomaga również w codziennej organizacji funkcjonowania biura, umożliwiając m.in. dynamiczną rezerwację biurek czy tworzenie floorplanu – mówi Karolina Dudek, Associate Director, ekspertka ds. środowiska pracy w Dziale Workplace Innovation w Colliers.  

Dane narzędziem zmiany

Jednym z rozwiązań pozwalających na zarządzanie i optymalizację przestrzeni biurowej współdzielonej jest system Whirla Smart Office. Narzędzie składa się z panelu administracyjnego, który daje możliwość łatwego konfigurowania i tworzenia floorplanów, podziału na zespoły i strefy, daje również aktualny podgląd wykorzystania poszczególnych miejsc, usuwa nieaktywne rezerwacje, udostępnia statystyki oraz raporty, a także rekomendacje oparte o sztuczną inteligencję. Pracownicy mają natomiast do dyspozycji aplikację mobilną. Za pomocą tego narzędzia mogą rezerwować biurka i sale konferencyjne, a także zajmować wolne przestrzenie ad hoc. Aplikacja pozwala również na zaznaczanie ulubionych miejsc czy tworzenie cyklicznych i grupowych rezerwacji.

System posiada także opcję rozszerzenia o dodatkowe, łatwe w obsłudze i instalacji oraz w pełni niezależne sensory IoT, które wykrywają obecność pracowników i pokazują zajętość poszczególnych miejsc. Dostarczają tym samym dane nt. faktycznego wykorzystania przestrzeni, umożliwiając pogłębioną analitykę. Whirla Smart Office tworzy statystyki użytkowania biurek i stref w konkretnych dniach i miesiącach, dla każdego użytkownika systemu. Dzięki tak bogatemu zestawowi danych system sam jest w stanie podpowiadać najbardziej optymalny podział biura na strefy, a także pracowników na grupy i zespoły. Pozwala to na stałe udoskonalanie przestrzeni biurowej, by jak najlepiej odpowiadała na potrzeby użytkowników. 

– W Colliers wierzymy, że środowisko pracy już dawno przestało ograniczać się do czterech ścian, dlatego patrzymy na biuro przez pryzmat przeplatających się ścieżek doświadczeń korzystających z niego osób. Poprzez technologie chcemy nie tylko uprościć życie w biurze, ale również wesprzeć elastyczność jego funkcjonowania oraz uatrakcyjnić doświadczenia jego użytkowników. W tym celu regularnie testujemy nowe rozwiązania i szukamy innowacyjnych narzędzi odpowiadających na wyzwania stale zmieniającej się rzeczywistości. Współpraca ze startupem Whirla pozwoli wesprzeć naszych klientów w dopasowaniu narzędzi technologicznych do bieżących potrzeb i sytuacji organizacji – mówi Renata Hartle, Manager ds. rozwiązań technologicznych w Colliers.