Polityka powrotu do biura – jak będzie wyglądać nowa rzeczywistość w firmach?

Od powrotu do biur dzieli nas kilka tygodni, a może i miesięcy, ale ten moment w końcu kiedyś nastąpi. Jednak praca nie będzie już nigdy wyglądać tak samo. Pandemia była ogromnym zaskoczeniem dla pracodawców, którzy musieli podjąć decyzję o reorganizacji biura i przejściu na tryb pracy zdalnej. Zmiany te były przyspieszonym kursem tego, co miało nastąpić w przyszłości.

Sytuacja zmusiła pracodawców do podjęcia decyzji, nad którymi wielu z nich zastanawiało się przez lata. Automatyzacja procesów oraz praca zdalna miały być przyszłością, która zastała nas o wiele szybciej. Dzięki temu mogliśmy docenić prace biurową, ale również przekonać się do pracy w domu, oszczędzając czas na dojazdach i spędzając więcej czasu z rodziną. Jak pokazują badania praca zdalna wpływa pozytywnie na motywację do działania i efektywność pracowników oraz na polepszenie się ich samopoczucia.

Zdrowie psychiczne na pierwszym miejscu

Według badania przeprowadzonego przez Owl Labs [1]pracownicy, których firmy umożliwiły im częściowe lub całkowite przejście na pracę zdalną są z tego powodu szczęśliwsi. Dzięki temu zmniejszył się ich stres spowodowany natłokiem obowiązków i licznych spotkań zawodowych, co pozytywnie wpływało na poprawienie równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym.  Dlatego w obliczu pandemii przejście na system pracy zdalnej spotkał się z pozytywnym odzewem ze strony pracowników. Dodatkowo, z racji zaistniałej sytuacji wiele osób odczuwało strach i niepewność, wzrost roli wellbeing jako formy redukcji stresu i wzmacniania odporności psychicznej pracowników zyskał na szczególnym znaczeniu.

-Niektórzy pracodawcy rozważając wprowadzenie w swojej firmie home office sceptycznie podchodzili do tego rozwiązania. Byli pełni obaw, na przykład o brak kontroli nad działaniami pracowników oraz o możliwość realnego wsparcia zespołu. Pandemia zmusiła ich do podjęcia tych decyzji. Jak pokazują badania home office pozwolił pracownikom na  zwiększenie swojej produktywności, obniżenie stresu oraz zachowanie równowagi miedzy życiem zawodowym, a prywatnym – przekonuje Katarzyna Richter, międzynarodowy ekspert z zakresu HR i  psychologii międzykulturowej.

Rosnąca rola rozwiązań cyfrowych

Dzięki prowadzeniu video konferencji z domu pracownicy mieli okazje zobaczyć siebie z innej perspektywy, bardziej „ludzkiej”: mniej formalne ubranie, bardziej wypoczęta i uśmiechnięta twarz. Dzięki pracy zdalnej wzrosła też produktywność pracowników, którzy codziennie spotykali się na krótkich video rozmowach z zespołem i dzielili się swoim planem dnia.

Liczne konferencje i szkolenia dla praktyków HR zaplanowane na drugi kwartał 2020 zostały odwołane, przeniesione na inny termin lub przekształcone w spotkania online.

-Wiele firm zdecydowało się na realizacje webinarów, co pozwoliło na wymianę doświadczeń i wiedzy,
a dodatkowo stało się doskonałą okazją do wirtualnego spotkania z innymi osobami, pozytywnie wpływając
na samopoczucie podczas pracy z domu. Patrząc po ilości dostępnych webinarów widać, że firmy się przekonały do tego rozwiązania i możliwe, że w przyszłości niektóre konferencje na stałe przeniosą się do Internetu – podkreśla Katarzyna Richter, międzynarodowy specjalista z zakresu HR i psychologii międzykulturowej.

Krzysztof Herdzik w opublikowanym raporcie[2] podkreślał, że przetrwają te firmy, które po początkowym chaosie i niepewności wdrożą innowacyjne rozwiązania, dostosowując się do sytuacji. Automatyzacja, praca zdalna i inwestowanie w zespół to według niego kluczowe ogniwa wsparcia biznesu w dobie pandemii.

Nowa rzeczywistość biurowa

Przed pandemią popularne wśród firm były coworkingowe przestrzenie, gdzie pracownicy nie mieli swoich stałych miejsc pracy, a środowisko ich pracy opierało się na interakcjach z liczną grupą osób. W wyniku pandemii pracodawcy zaczęli być bardziej ostrożni. O wiele ważniejsze stało się dla nich bezpieczeństwo pracowników oraz przestrzeganie zasad higieny. Reorganizacja przestrzeni biurowej, większe odstępy między biurkami to pierwsze z działań, na które zdecyduje się niejedna z firm. Zachowanie odpowiedniej odległości między pracownikami, maseczki, rękawiczki na dłoniach, a do tego płyny do dezynfekcji w ogólnodostępnej przestrzeni.  Zmianie ulec może również system pracy. Managerowie przekonali się, że wiele spraw można załatwić zdalnie, bez konieczności spotykania się osobiście z całym zespołem.

- Menedżerowie, którzy nie sądzili, że będą w stanie zarządzać zespołami, które są na odległość, dostrzegają nowe możliwości w reorganizacji biura. Okres ten był swoistym sprawdzianem dla firm, czy i jak zadziała u nich system pracy zmianowej, gdzie niektórzy pracują zdalnie, a reszta fizycznie w biurze. Myślę, że w wielu branżach te rozwiązanie zdało egzamin. – przekonuje Katarzyna Richter, międzynarodowy ekspert z obszaru HR i psychologii międzykulturowej.

Po powrocie do biur w wielu firmach będzie konieczna inwentaryzacja zasobów. Niektóre zespoły zostaną pomniejszone, niektórzy pracownicy nie wrócą do firm, a ci, którzy zostaną będą obarczeni większym zakresem obowiązków. Zadań również takich, na które nie byli przygotowani lub do wykonania których nie do końca posiadali kompetencje. Wszystkie te czynniki będą powodować u nich frustracje i stres. Dlatego tak istotne będzie zadbanie managerów o wellbeing pracowników i zapobieganie wypaleniu zawodowemu. Natomiast  zarządy będą musiały poświęcić szczególną uwagę samym managerom by przygotować ich na działanie podczas sytuacji kryzysowych oraz umiejętne dostosowanie firmy do nowej rzeczywistości.

[1] Badanie Owl Labs „State of Remote Work 2019”.

[2] Raport „Jak zarządzać firmą w czasach COVID-19”, Krzysztof Herdzik, 2020.