Kompleksowa obsługa procesu projektowania sieci elektroenergetycznej online dla

innogy Stoen Operator (iSO), operator sieci dystrybucyjnej energii elektrycznej na terenie Warszawy stworzył wspólnie z firmą e-point aplikację do kompleksowej obsługi procesu projektowania sieci elektroenergetycznych oraz komunikacji pomiędzy firmami projektowymi. Aplikacja jest alternatywą dla wykorzystywania wiadomości e-mail.

Zdecydowaliśmy się na zbudowanie Portalu dla Dostawców, ponieważ zależało nam na zautomatyzowaniu i usprawnieniu współpracy z podwykonawcami. Wcześniej komunikacja odbywała się głównie przez szyfrowane wiadomości e-mail, przez co informacje o projektach były rozproszone i nieuporządkowane. Potrzebowaliśmy narzędzia, które umożliwi wygodne przechowywanie całej dokumentacji wraz ze wszystkimi uwagami i pozwoli na sprawną, dwukierunkową komunikację pomiędzy dostawcą zewnętrznym a opiekunem projektu po stronie iSO - mówi Maria Pacholska, Kierownik Projektów IT, innogy Stoen Operator.

Aplikacja webowa dla dostawców

Punktem wyjścia do realizacji aplikacji było stworzenie kluczowych elementów ułatwiających współpracę pomiędzy firmą a dostawcami.

Pierwszy z nich to “Podgląd harmonogramu projektu”. To w nim zawarte są wszystkie zamówienia, które podzielone na tzw. kroki milowe odpowiadają kolejnym etapom procesu realizacji zamówienia. Dla każdego z nich można wybrać określony status oraz dodać adnotację dotyczącą terminu realizacji. Opóźnione zamówienia zostają specjalnie oznaczone na liście zamówień.

Drugi to “Raportowanie postępów prac nad zamówieniami” w którym dostawcy mają możliwość wprowadzania do systemu informacji oraz dokumentów, które są niezbędne do realizacji zamówienia, na każdym kroku milowym. Po uzupełnieniu wszystkich danych krok milowy zostaje oznaczony jako zakończony, co automatycznie odblokowuje kolejne kroki.

W ramach pracy nad projektem przygotowaliśmy 4 dedykowane rodzaje kroków milowych oraz jeden generyczny, który umożliwia tworzenie konfigurowalnych, dynamicznych formularzy. Za pomocą powyższych elementów zbudowane są wszystkie kroki milowe, które składają się na harmonogram procesu projektowania sieci elektroenergetycznej - mówi Hubert Terlecki, Senior Developer, Lider Techniczny, e-point SA

Uzupełnieniem kluczowych funkcjonalności aplikacji są moduły usprawniające składanie wniosków, wymianę informacji czy gromadzenie danych. Dostawcy realizujący projekt mogą za pomocą przejrzystych formularzy online składać różne typy wniosków projektowych. Są to m.in. formularze pism, czy kart, które wykorzystywane są przy pozyskiwaniu praw do terenu. Dodatkowo dla usprawnienia elektronicznej wymiany informacji wprowadzono moduł korespondencji, który ułatwia wymianę wiadomości i plików pomiędzy dostawcami, a pracownikami iSO. Natomiast dla zachowania przejrzystości realizowanych projektów zastosowano moduł umożliwiający przechowywanie dokumentacji projektowej w jednym miejscu. Dzięki temu pracujący nad zamówieniem dostawcy oraz pracownicy iSO mogą dodawać i pobierać pliki z dedykowanego miejsca.

Technologia, która wspiera funkcjonalność, czyli zwinne planowanie i realizacja

Projekt “Portal dla Dostawców” został zrealizowany przy pomocy metodyki zwinnej w ramach pięciu etapów. Takie podejście pozwala zarówno firmie informatycznej jak i klientowi na efektywną współpracę na każdym etapie prac. Realizację ułatwiał również fakt, że to trzeci projekt realizowany przez firmę e-point dla innogy Stoen Operator.

Zespół projektowy rozpoczął prace od szczegółowej analizy biznesowej, która pozwoliła na zebranie istotnych informacji biznesowych od iSO oraz dostawców, jak również dogłębne poznanie elementów procesu realizacji zamówień na nowe przyłączenia do sieci elektroenergetycznej. Wyniki analizy umożliwiły opracowanie projektu aplikacji z uwzględnieniem doświadczenia użytkownika (User Experience) oraz interfejsu użytkownika (User Interface). Najważniejszy element, czyli 20 dwutygodniowych sprintów obejmujących prace analityczne, deweloperskie oraz bieżące testy wypracowanych rozwiązań zostały zakończone testami akceptacyjnymi (UAT), a następnie wdrożeniem.

Dzięki temu w niespełna 12 miesięcy powstała od podstaw aplikacja webowa, która w pełni digitalizowała współpracę z firmami projektowymi i dostawcami zewnętrznymi. Od momentu wdrożenia portalu, wszystkie nowe zamówienia inwestycyjne pojawiają się na Portalu Dostawców.

Więcej informacji o projekcie: https://www.e-point.pl/case-studies/portal-dla-dostawcow-innogy-stoen-operator

Kontakt dla mediów: pporeba@-epoint.pl