Dzięki automatyzacji rośnie efektywność zarządzania czasem pracy

Coraz więcej firm poszukuje skutecznego systemu rozliczania czasu pracy. Niewiele z nich wie, że w tym procesie może pomóc automatyczne narzędzie zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym. Wśród wielu korzyści płynących z takiego sposobu zarządzania dominują: oszczędność czasu o nawet 70%, duża precyzja oraz optymalizacja kosztów.

Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Wykonują to zwykle kierownicy którzy, pełną bezpośredni nadzór nad pracownikami. Dzięki cyfrowej transformacji mają możliwość korzystania z elektronicznych systemów do planowania i rejestracji czasu pracy. Takie systemy są o wiele wydajniejsze i szybsze niż używanie arkuszy kalkulacyjnych, list obecności lub innych analogowych narzędzi. – Dla wielu pracodawców rejestracja czasu pracy wciąż stanowi trudność, ponieważ wymaga dużych nakładów pracy i posiadania wiedzy z zakresu przepisów prawa. Z pomocą przychodzą im łatwe w obsłudze zaawansowane rozwiązania technologiczne, które są kluczowym elementem rozwoju biznesu, także w obszarze kadrowo-płacowym – zauważa Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego w Impel Business Solutions.

Precyzja automatu

Największą zaletą systemów elektronicznych jest to, że umożliwiają one dokładne zaplanowanie, precyzyjne rozliczenie czasu pracy oraz bezbłędne naliczenie wynagrodzenia z uwzględnieniem wszystkich zmiennych, takich jak urlopy, nadgodziny, praca w godzinach nocnych itp. – Niezwykle istotne jest to, że dane są zaciągane do systemu z rejestratorów czasu pracy automatycznie. Przy czym rodzaj rejestratora nie ma znaczenia, może być to punkt odbicia karty, może być to bramka. Człowiek praktycznie niewiele musi w  tym zakresie robić – podkreśla Katarzyna Adamczyk. Dużą zaletą jest także możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb danej firmy. – Każdy pracodawca ma bowiem różne systemy, okresy rozliczenia, zasady wewnętrzne. Narzędzie musi być elastyczne, bo często trzeba je modyfikować – zaznacza ekspert. – Automatyczne narzędzia do rejestracji i rozliczania czasu pracy sprawdzają się we wszystkich firmach, ale zwykle najlepszy efekt uzyskuje się w firmach produkcyjnych oraz wszędzie tam, gdzie pracownicy zatrudnieni są w różnych systemach czasu pracy – dodaje.

Narzędzie ma kilka bardzo przydatnych funkcjonalności. Najważniejsze z nich, w zakresie planowania czasu pracy, to opcja rozpisania godzin indywidualnie dla każdego pracownika oraz możliwość zastosowania algorytmów, które automatycznie przypisują grafik do całej grupy osób. W zakresie rozliczania najważniejsze funkcje to wykrywanie w planie błędów i zdarzeń niepożądanych, takich jak spóźnienia i nieobecności, a także automatyczne generowanie raportów. – Dzięki temu czas pracy można zweryfikować w czasie rzeczywistym każdego dnia. Nie ma konieczności szukania informacji w stosach dokumentów papierowych – dodaje Katarzyna Adamczyk.

Oszczędność czasu

Eliminacja papieru to kolejna duża korzyść wynikająca z używania systemów elektronicznych. Jeszcze większą jest oszczędność czasu. – Dzięki zastosowaniu narzędzia proces planowania, rozliczania czasu oraz naliczania wynagrodzeń skraca się nawet o 70 procent – podaje Katarzyna Adamczyk. Oprócz tego firmy także doceniają możliwość znacznego ograniczenia ryzyka błędów ludzkich oraz oszczędność. Ekspertka wskazuje jeszcze jedną bardzo ważną korzyść – menadżerowie mogą skoncentrować się na kluczowych procesach biznesowych zamiast na administracyjnych.

Obecnie duże znaczenie ma możliwość zastosowania takich narzędzi w warunkach pracy zdalnej. Rejestracja czasu pracy odbywa się online np. poprzez zalogowanie do komputera z domu. Dane są automatycznie zaciągane do systemu kadrowo-płacowego, którego częścią jest narzędzie do planowania i rozliczania czasu pracy oraz naliczania wynagrodzeń stosowane przez Impel Business Solutions. – Dzięki takim rozwiązaniom firmy mają dużo większą możliwość adaptacji do nowych realiów zwłaszcza pracy zdalnej realizowanej z domu – zauważa Katarzyna Adamczyk.

Na rynku takie narzędzia mogą być dostarczone jako odrębne narzędzie lub w pakiecie z systemem kadrowo-płacowym. Równie dobrze mogą być zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym, którym posługuje się dana firma. Katarzyna Adamczyk podkreśla, że wspierająca człowieka w pracy automatyzacja i robotyzacja będzie się bardzo szybko rozwijać. Rozwiązania cyfrowe dają dostęp do zasobów informacji z niemalże dowolnego miejsca i o każdej porze. Dzięki temu planowanie i rozliczanie czasu pracy jest w istotny sposób ułatwione.