Polska administracja nadrabia zaległości w cyfryzacji. E-dokumenty coraz bardziej powszechne w urzędach i firmach

Cyfryzacja administracji w Polsce szybko postępuje – już w tej chwili można korzystać z kilkudziesięciu e-usług publicznych dostępnych całkowicie online. W ciągu najbliższych 2–3 lat ich zakres znacząco się rozszerzy, bo wiele projektów z zakresu e-państwa jest w trakcie realizacji. Digitalizacja i elektroniczny obieg dokumentów usprawniają nie tylko pracę urzędów, lecz przede wszystkim – firm. Są szybsze i tańsze, eliminują problem zagubionych dokumentów, ułatwiają wyszukiwanie informacji i umożliwiają pracę zdalną w cyfrowym środowisku.

– W administracji publicznej jesteśmy dziś w stanie w pełni odwzorować obieg dokumentów w urzędzie. Możemy digitalizować dokumenty, czyli wprowadzać je do systemu za pośrednictwem skanera i rozpoznawać tekst, co ułatwia później poruszanie się w dużej liczby dokumentów i wyszukiwanie, a co za tym idzie – możemy załatwiać kontekstowo sprawy urzędowe. Zalety e-dokumentów to przede wszystkim oszczędność czasu – dzięki temu, że nie musimy fizycznie szukać w segregatorach informacji, oraz tańszy koszt obsługi, bo nie musimy drukować dokumentów – mówi w rozmowie z agencją informacyjną Newseria Innowacje Wojciech Wiltowski z firmy eDokumenty.

Polacy już teraz mogą korzystać z kilkudziesięciu e-usług publicznych na platformach i portalach rządowych (są wśród nich m.in. Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych PUE ZUS, portal obywatel.gov.pl, portal biznes.gov.pl czy system Elektronicznych Ksiąg Wieczystych). Za pomocą profilu zaufanego, który ma już 1,7 mln użytkowników, można się zalogować w systemie ePUAP i załatwić online cały szereg spraw urzędowych: rozliczyć podatki, sprawdzić punkty karne, złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego albo prawa jazdy albo dopisać się do listy wyborców).

W ciągu najbliższych 2–3 lat ich zakres znacząco się rozszerzy, bo wiele projektów z zakresu e-państwa jest też w trakcie realizacji. Portal Rzeczypospolitej Polskiej gov.pl docelowo zintegruje witryny internetowe ministerstw i urzędów, ułatwiając dostęp do wszystkich usług cyfrowych, które państwo oferuje obywatelom. Na początku roku w Siedlcach ruszył pilotaż e-recepty, w drugiej połowie roku ma również wystartować pilotaż e-paragonów (wcześniej zostały już wprowadzone e-faktury).

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zarządzać nimi prościej i szybciej niż w formie papierowej. Zdigitalizowanie ich może usprawnić nie tylko działanie urzędów i administracji, lecz przede wszystkim firm. Przykładowo, dzięki takiemu rozwiązaniu księgowość ma skatalogowane w jednym miejscu wszystkie faktury zapłacone i oczekujące, a dział zakupów ma pełen ogląd ofert, umówi i dokonanych zamówień. Co istotne, do dokumentów w formie elektronicznej pracownik ma dostęp z każdego miejsca i o każdej porze, co umożliwia pracę całkowicie zdalnie w środowisku cyfrowym.

W firmie znajdzie zastosowanie także biznesowy system operacyjny, który może pełnić rolę kompletnego, wirtualnego środowiska pracy.

– Biznesowy system operacyjny Ready_ to wirtualne biuro, odwzorowanie miejsca pracy i procesów w firmie. Jest to kompletne środowisko pracy, które integrujemy z systemami finansowo-księgowymi, kadrowo-płacowymi czy systemami klasy ERP. W systemie można odebrać pocztę e-mailową, dzięki wbudowanemu klientowi poczty, załatwić sprawy związane z klientami, dostawcami czy projektami. Kolejne elementy wspierające nasza pracę to m.in. kalendarz, zadania czy chat – wymienia Wojciech Wiltowski.

System pozwala na korzystanie z wbudowanych aplikacji typu CRM, zarządzanie projektami, ale również zbudowania własnej aplikacji. Z takiego rozwiązania mogą korzystać nie tylko korporacje, produkujące dziennie setki dokumentów, lecz także nawet sporo mniejsze przedsiębiorstwa.

Większość systemów obiegu dokumentów pozwala na przetestowanie takiej usługi przez 30 dni. Dla przykładu w Ready_ po zalogowaniu się w chmurze usługę można uruchomić bezpłatnie, a po tym okresie wybrać dopasowany do rodzaju i wielkości firmy plan taryfowy, jeśli rozwiązanie się sprawdzi. Dla klientów preferujących własną infrastrukturę dostępne są licencje instalowane na serwerach.

– Wydaje mi się, że w najbliższym czasie wszystkie firmy będą zmierzały do utworzenia w systemie wirtualnego biurka, gdzie pracownik po zalogowaniu się przez przeglądarkę czy aplikacje mobilną będzie mógł załatwiać wszystkie sprawy, które są związane z jego rolą w organizacji – przekonuje Wojciech Wiltowski.

Komisja Europejska opublikowała w maju najnowszy raport DESI 2018 („The Digital Economy and Society Index”), w którym ocenia postęp cyfrowy w 28 krajach UE. W obszarze cyfrowych usług publicznych Polska zajęła w nim dopiero 24. miejsce. To oznacza, że w kwestii wykorzystania e-usług w sektorze publicznym mamy wiele do nadrobienia na tle innych krajów Unii. 

Z cyklicznego badania Ministerstwa Cyfryzacji („e-Administracja w oczach internautów 2016”) wynika, że 90 proc. aktywnych użytkowników e-administracji pozytywnie ocenia załatwianie spraw przez internet, a 98 proc. zamierza w przyszłości nadal korzystać z elektronicznych usług publicznych.