Mówi: | Adrian Weremiuk |
Funkcja: | prezes zarządu |
Firma: | XSystem |
Elektroniczny obieg dokumentów wyprze papierową formę. Pozwoli to na znaczne oszczędności czasu i kosztów
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – prognozuje Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem. Cyfrowe rozwiązania wprowadza coraz więcej przedsiębiorstw i jednostek sektora publicznego, choć Polsce daleko jeszcze pod tym względem do bardziej rozwiniętych państw.
– Papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zażądania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł – mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adrian Weremiuk, prezes zarządu dostarczającej rozwiązania informatyczne firmy XSystem.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę.
Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, na przykład kiedy część pracowników pracuje zdalnie albo zagraniczne oddziały przedsiębiorstwa znajdują się w kilku krajach. Przepływ i zarządzanie dokumentami na odległość są w takich przypadkach dużo prostsze, szybsze i bardziej efektywne.
– Kiedy firma rozlicza usługę, może to zrobić w formie elektronicznej. Weźmy choćby zapotrzebowanie wewnętrzne firmy, z którego tworzone są koszty operacyjne w formie zamówienia, potem wpływa faktura, która musi być przetworzona w obiegu dokumentów, żeby mogła trafić do systemu ERP czy bankowości elektronicznej. To wszystko może być procedowane w jednym systemie – mówi Adrian Weremiuk.
Zdaniem prezesa XSystem trudno prognozować, kiedy elektroniczny podpis i obieg dokumentacji w formie cyfrowej obejmie większość procesów administracyjnych, pozostawiając papier jedynie dla najważniejszych dokumentów.
– To pytanie nie pojawiło się wczoraj, zadajemy je sobie już dłuższy czas. Uważam, że dokument w formie tradycyjnej zostanie zmarginalizowany wyłącznie do najważniejszych dokumentów wymienianych między urzędami, firmami lub osobami fizycznymi, które trzeba będzie podpisywać ręcznie – mówi Adrian Weremiuk.
Przedsiębiorstwa i prywatne firmy nie są jedynymi, które wprowadzają w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentacji. Od kilku lat robią to też jednostki samorządowe i administracyjne. Te wykorzystują jednak cyfrowe narzędzia na niewielką skalę i nie zagospodarowują w pełni możliwości, jakie stwarza digitalizacja.
– Jeżeli popatrzymy przez pryzmat jakiejkolwiek gminy czy powiatu, to wszędzie mamy do czynienia z obiegiem dokumentów. Ale w wydziałach czy to architektury, czy geodezji okazuje się, że dokumenty stoją w szafach, niezarchiwizowane. A przecież podstawowa działalność samorządu zaczyna się od zarządzania majątkiem publicznym i niepublicznym oraz dostępu do związanych z nim informacji. Myślę, że na tym rynku jest dużo do zrobienia – mówi Adrian Weremiuk.
NIK, która skontrolowała wdrażanie e-administracji na szczeblu centralnym i samorządowym, orzekła, że w zdecydowanej większości (22 z 24 kontrolowanych urzędów) podstawowym sposobem dokumentowania rozpatrywanych spraw był tradycyjny system papierowy. W 18 urzędach był on wspierany przez elektroniczny system obiegu dokumentów. W praktyce jednak najczęściej okazywało się, że urzędnicy zbierali informacje w dwóch miejscach i powielali wcześniejsze czynności – poinformował NIK.
Z przygotowanego przez ONZ raportu „E-Government Survey 2016”, który dotyczy informatyzacji w zarządzaniu państwem, wynika, że polska administracja się poprawia. Z 42. miejsca w 2014 roku Polska awansowała rok temu na 36., tuż przed Chorwacją. Wyżej znalazły się między innymi Kazachstan, Litwa, Estonia, Słowenia, Malta i Islandia. Czołówkę państw, które mogą się pochwalić największą informatyzacją sektora publicznego, zajmują Wielka Brytania, Australia i Korea.
Elektroniczny system obiegu dokumentów w urzędach i jednostkach samorządowych umożliwia mieszkańcom podgląd i śledzenie bieżących postępów w rozpatrywaniu sprawy. Prezes XSystem zauważa, że korzyść jest obustronna, bo – poza korzyścią dla mieszkańców – system minimalizuje też nakłady pracy i czasu po stronie pracowników samorządowych.
– Wyobraźmy sobie, że o godzinie drugiej w nocy pęka rura na Rondzie de Gaulle’a w Warszawie. Pod spodem jest plątanina różnego rodzaju rur i kabli. Żeby to naprawić, trzeba wysłać do archiwum centralnego kogoś, kto musi wyciągnąć i zeskanować właściwą dokumentację i dostarczyć inżynierowi, który wstał z łóżka w środku nocy, a następnie musi pojechać na to skrzyżowanie i naprawić rurę – mówi Adrian Weremiuk. – Gdyby zamiast tego inżynier mógł wejść do elektronicznego systemu, wyszukać odpowiedni dokument, wykonać telefon do kierownika robót, który jest na miejscu, i tylko skontrolować przebieg naprawy, to byłaby wielka oszczędność czasu, kosztów i zaangażowania ludzi.
Czytaj także
- 2024-04-19: Branża infrastrukturalna szykuje się na inwestycyjny boom. Projektanci i inżynierowie wskazują na szereg wyzwań w kolejnych latach
- 2024-04-16: Rekordowe notowania złota. Ryzyko eskalacji konfliktu na Bliskim Wschodzie będzie napędzać dalsze wzrosty
- 2024-04-12: Budowa sieci ładowania elektryków znacząco przyspieszy. W życie wchodzą nowe unijne przepisy
- 2024-04-18: Padają kolejne rekordy generacji energii z OZE. Przez jakość sieci duży potencjał wciąż jest niezagospodarowany
- 2024-04-08: PGE przygotowuje się na duże inwestycje. Kluczowe są projekty z obszaru morskiej energetyki wiatrowej oraz sieci dystrybucyjnej
- 2024-04-10: Co czwarty mikro- i mały przedsiębiorca pracuje 40–60 godzin tygodniowo. Ostrożnie podchodzą do planowania inwestycji i zwiększania zatrudnienia
- 2024-04-05: Dostęp do badań profilaktycznych i skutecznych terapii największymi wyzwaniami systemu ochrony zdrowia. Polska prezydencja w UE może być okazją do zmian w tym zakresie
- 2024-04-03: Wielu Polaków od bankructwa po utracie pracy dzieli jedna pensja. 61 proc. uważa, że wydarzenia ostatniego roku powinny skłonić ich do regularnego oszczędzania
- 2024-04-16: Szybko rośnie udział odnawialnych źródeł w krajowym miksie energetycznym. Potrzebne przyspieszenie w inwestycjach w sieci przesyłowe
- 2024-04-12: Rynek nieruchomości premium w Polsce szybko rośnie. Do Europy Zachodniej sporo nam jeszcze brakuje
Kalendarium
Więcej ważnych informacji
Jedynka Newserii
Jedynka Newserii
Bankowość
Ponad 70 proc. budynków w Polsce wymaga gruntownej modernizacji. 1 mln zł trafi na granty na innowacje w tym obszarze
Ograniczenie zużycia energii w budynkach to jeden z najbardziej efektywnych ekonomicznie sposobów redukcji emisji dwutlenku węgla. Tymczasem w Unii Europejskiej zdecydowana większość budynków mieszkalnych wymaga poprawy efektywności energetycznej. Innowacji, które mają w tym pomóc, poszukuje ING Bank Śląski w piątej edycji swojego Programu Grantowego dla start-upów i młodych naukowców. Najlepsi mogą liczyć na zastrzyk finansowania z przeznaczeniem na rozwój i komercjalizację swojego pomysłu. Budżet Programu Grantowego ING to 1 mln zł w każdej edycji.
Infrastruktura
Branża infrastrukturalna szykuje się na inwestycyjny boom. Projektanci i inżynierowie wskazują na szereg wyzwań w kolejnych latach
W kolejnych latach w polskiej gospodarce ma być odczuwalne przyspieszenie realizacji inwestycji infrastrukturalnych. Ma to związek z finansową perspektywą unijną na lata 2021–2027 i odblokowaniem środków z KPO. To inwestycje planowane na dziesiątki albo nawet na setki lat, a w dyskusji dotyczącej takich projektów często pomijana jest rola projektantów i inżynierów. Przedstawiciele tych zawodów wskazują na szereg wyzwań, które będą rzutować na planowanie i realizowanie wielkich projektów infrastrukturalnych. Do najważniejszych zaliczają się m.in. relacje z zamawiającymi, coraz mniejsza dostępność kadr, konieczność inwestowania w nowe, cyfrowe technologie oraz unijne regulacje dotyczące zrównoważonego rozwoju w branży budowlanej.
Konsument
Techniki genomowe mogą zrewolucjonizować europejskie rolnictwo i uodpornić je na zmiany klimatu. UE pracuje nad nowymi ramami prawnymi
Techniki genomowe (NTG) pozwalają uzyskiwać rośliny o większej odporności na susze i choroby, a ich hodowla wymaga mniej nawozów i pestycydów. Komisja Europejska wskazuje, że NTG to innowacja, która może m.in. zwiększyć odporność systemu żywnościowego na zmiany klimatu. W tej chwili wszystkie rośliny uzyskane w ten sposób podlegają tym samym, mocno wyśrubowanym zasadom, co GMO. Dlatego w ub.r. KE zaproponowała nowe rozporządzenie dotyczące roślin uzyskiwanych za pomocą technik genomowych. W lutym br. przychylił się do niego Parlament UE, co otworzyło drogę do rozpoczęcia negocjacji z rządami państw UE w Radzie. Wątpliwości wielu państw członkowskich, również Polski, budzi kwestia patentów NGT pozostających w rękach globalnych koncernów, które mogłyby zaszkodzić pozycji europejskich hodowców.
Partner serwisu
Szkolenia
Akademia Newserii
Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.